Eine Stadtverwaltung lernt mobiles Arbeiten, Teil 2

(die #coronalearnings von z/da, eine blogpostserie)

Vier Wochen arbeiten wir nun schon verteilt, und das ging bislang besser als ich dachte. Der Austausch mit Slack, BigBlueButton, Mailscan und E-Mail funktioniert recht flüssig – wenngleich es doch nicht dasselbe ist, wenn man die KollegInnen so gar nicht regelmäßig an einem Ort sieht. Einige Dinge haben es aber nicht mehr oder zu beiläufig in den letzten sehr langen Blogpost geschafft, weswegen ich sie hier noch einmal hervorheben möchte.

It is not about the tools

Jetzt verteilt zu arbeiten ist etwas grundlegend anderes als würde man einfach die bisherige Arbeitspraxis mit ein paar Werkzeugen umorganisieren. Wir haben im Team eine recht große Bandbreite: Einige von uns sind schon sehr vertraut damit gewesen, über die nun gemeinsam genutzten Werkzeuge mit einem verteilten Team zu arbeiten. Für andere war das eine spannende und ungewohnte neue Sache. Das hieß nun auch: Tipps und Tricks weitergeben, wie man sich gut in dieser Situation organisiert.

Was das heißt, haben dankenswerterweise aktuell die Verwaltungsrebellen in einem eigenen Blogpost aufgeschrieben.. Vieles davon kann ich so unterschreiben. Auf einige Besonderheiten möchte ich aber noch einmal gesondert eingehen.

Es gibt keine aufgeschnappte Wissensweitergabe mehr → Kill the DMs

Im Büro bekommt man auch unter der Woche und ohne große Austauschrunden zumindest in Teilen mit, was die anderen Teams machen. Ausgleich können Präsenz-Jour-Fixes schaffen – wie im exzellenten Aufschrieb von Basecamp umrissen gilt jedoch: “Meetings are the last resort, not the first option.”

Den Basecamp-Post kann ich nicht zu wenig empfehlen. Was dort aber nicht explizit ausgedrückt wird: Für verteiltes Arbeiten ist es unglaublich wichtig, Ideen in nachvollziehbaren öffentlichen Räumen auszutauschen, nicht in 1:1- oder Gruppen-DM-Konversationen. Das ist nicht unbedingt intuitiv, wenn man neu in diese Arbeitsform einsteigt: Vielfach steht der Wunsch im Vordergrund, den Noise-Level in den gemeinsamen Gruppenkanälen niedrig zu halten und andere nicht mit scheinbar unnötigen Nachrichten „zu überlasten“.

Für ein Team, das auch verteilt mitbekommen soll, was wo ausgetauscht wird, ist es jedoch kritisch, auch nebenher aufzuschnappen, welche sie ggf. betreffenden Informationen in anderen Teilgruppen besprochen werden. Zu oft passiert es sonst den nicht-öffentlich in Kleingruppen Diskutierenden, dass sie den Eindruck bekommen, ihre (meist intensive) Kommunikation ist auch den anderen bekannt – obwohl das nicht der Fall ist. Am Ende passieren dann Informationsverluste, so dass der Rest nicht von stattgefunden habendem Austausch erfährt.

Dauernde Gruppen-Meetings sind dazu dennoch keine sinnvolle Alternative. Wie @dhh auf Twitter schreibt:

The best Zoom alternative is fewer virtual meetings and more considered, long-form write-ups. It won’t replace them all, but if your remote day is nothing but a long series of Zoom meetings with small breaks in between, you’re probably doing it wrong.

Das bringt uns auch gleich zum nächsten Punkt:

Größere Ideen bedürfen längerer Texte → Writing solidifies, chat dissolves

Der Informationsüberfluss oder zu hoher Noise-Level in den gemeinsamen Kanälen ist nämlich durchaus ein Ding. Die Konsequenz ist aber, dass das, was dort besprochen wird, idealerweise immer nur der Anfang separat nachgehaltener, verschriftlichter Ergebnisse ist.

In einem weiteren Basecamp-Post sind die Vor- und Nachteile von Teamchats hervorragend zusammengefasst. Der für mich herausstechende Teil, den ich hier meine:

Tell people to “write it up” instead. Stuck in a chat that’s going on way too long? Talking a lot but not making progress? Stop the conversation and ask someone to “write it up” — take it to long-form, make it asynchronous. Let someone make a complete point all at once and then give people time to absorb it and respond in kind, over time.

Diese Erkenntnisaufschriebe können dann nachgehalten werden – egal ob per Mail, in einem abgelegten Dokument oder als zu Protokoll gegebenes und dann falls nötig in einem Jour Fixe diskutiertes FYI-Topic.

Das gilt insbesondere dann, wenn der Teamchat auf einem der diversen Free Plans läuft, die nur die letzten 10.000 Nachrichten durchsuchbar vorhalten – alles was davor war, kann später nicht mehr nachvollzogen werden. Selbst wenn nicht, gehört dieser Grundsatz aber unbedingt eingehalten.

Und sonst noch so

Einige Links

• Eine Handreichung für Jitsi vom Chaostreff Osnabrück
• Tipps für Work-from-Home beim Spiegel
• Ein Interview mit Claus Arndt bei den Verwaltungsrebellen
• Eine Tool-Liste für verteiltes Arbeiten von der DRK-Wohlfahrt

Und nicht zuletzt, The Ultimate Remote Work Policy (in 3 Words): We trust you.